effektiva möten – toppbild

En saga?

Tänk att du är en fluga som surrar in genom ett fönster på ett stort företag. Det luktar gott och du blir nyfiken och följer doften bort till fikaplatsen där det står en grupp glada och avspända människor med var sin kopp av kaffe eller te. Man berättar för varandra vad som hänt i morse. Någon tuggar på en läcker kaka och tappar en smula när hen försöker vifta bort dig. När du har mumsat i dig den börjar alla strosa bort mot ett mötesrum. Belåten och nyfiken flyger du efter och sätter dig på en plats på väggen där du har bra överblick. Ingen har sett den lilla pricken så du sitter lugnt kvar och följer intresserat vad som händer.

Ordföranden leder mötet

Sorlet tystnar när en person som verkar vara ordförande harklar sig och säger: “Välkomna till dagens ledningsmöte. Ni har läst kallelsen och vet syftet med mötet och vilka punkter som finns på agendan? Lars sköter protokollet idag och vi är klara om 55 minuter”. Alla är framåtlutade och fokuserade.

Mötespunkterna betas av en i taget. Först några snabba beslut. Ingen ber om att underlagen ska gås igenom först. Diskussioner om alternativ och konsekvenser är tydligen redan avklarade och besluten tas enkelt. Lars läser upp vad han skrivit i beslutsloggen och föreslår hur man ska informera. Alla verkar tycka att det är bra.

Kort och effektiv dokumentation

Sedan följer några diskussioner som börjar med att någon presenterar en frågeställning. Ingen avbryter och alla verkar väl förberedda. Man diskuterar engagerat och alla verkar komma till tals. Efter en stund avslutar ordföranden och man bestämmer vad som skulle göras nu. Vem som är ansvarig och när det skulle vara klart. Lars läser upp vad han skrivit i aktivitetslistan som hör till mötet.

Därefter kommer några informationspunkter där alla lyssnar. Några ber om förtydliganden ibland och varje punkt avslutas med att frågan: “känns något oklart?”.

Ordföranden ser belåtet på klockan och annonserar en snabb genomgång av status på öppna punkter i aktivitetslistan. De personer som tydligen är ansvariga säger öppen eller stängd och någon reviderar sitt färdigdatum med hänvisning till utskickad information.

Ledningsmötet avslutas i tid utan stress

Ordföranden säger: ”vi har några minuter kvar, finns det någon övrig fråga?” När ingen säger ja avslutas mötet med ett ”ha en fortsatt bra dag” och folk droppar av åt olika håll.

Du är imponerad eftersom du varit flugan på väggen på många möten och alla har varit mer eller mindre kaotiska. Frustrerade människor som kommer och går, har saker som låter och tittar djupt i sina uppfällda datorskärmar.

En saga – javisst, men ingen utopi. Läs mer under Effektiva ledningsmöten.