Effektiva ledningsmöten

Är det okej att hålla dåliga möten? Svaret är givetvis nej, men ändå är det oerhört vanligt. Forskning har visat att 70% av ledningspersoner i snitt lägger över 40% av arbetstiden i möten och att man anser att en stor del av mötestiden är helt bortkastad.
Inte nöjd med era ledningsmöten?  

Ledningsmöten med struktur och tydligt syfte

Äter era ledningsmöten tid utan att ni når fram till konkreta resultat? Då kan ni behöva hjälp att få en tydlig struktur på mötet och se till så att alla är medvetna om syftet med mötet. Under vår första träff går vi igenom hur ni upplever er möteskultur för att ringa in er problemsituation. Jag tar sedan fram förslag med saker ni bör göra för att sedan gemensamt diskutera oss fram till ett bra upplägg.

Exempel på tjänster för mer effektiva möten:

  • förbättringsworkshop
  • personliga intervjuer och enkäter för att ringa in er situation
  • personlig coachning
  • rådgivning

Få hjälp att strukturera upp era ledningsmöten!

Mycket att vinna med mer effektiva möten

Gör dina möten till effektiva verktyg i stället för frustrerande tidstjuvar. Det kan vara mycket lönsamt. Det finns exempel på organisationer som när de insett att de har problem, agerat och sedan minskat tiden man sitter i ledningsmöten med 75%. Dessutom förändrades deltagarnas attityd från frustrerad till motiverad. Hur stor kostnadsbesparing det innebar för verksamheten finns det ingen siffra på, men att frigöra ledningstid och öka motivationen hos deltagarna ger givetvis stor effekt. Man får tid för andra uppgifter sprider sin positiva i hela verksamheten.

Antag en ledningsgrupp på fem personer som var och en använder sexton timmar per vecka i gemensamma möten, fyrtio veckor per år. De lägger då tillsammans över tretusen timmar per år i ledningsmöten. De flesta kan med lätthet effektivisera bort minst 10% av mötestiden (över trehundra timmar i detta fall) utan att försämra resultatet. Potentialen är ofta betydligt större bara man fokuserar på frågan.

Hur stor potential har ni?

Hur gör man?

Nyckeln är att samtliga i ledningsgruppen får en objektiv strukturerad bild på hur ledningsmötet fungerar. En bild som alla känner igen och som visar var förbättringspotentialen finns. Det brukar skapa en stark kollektiv vilja att agera och när gnistan väl är tänd är det inte svårt att planera och prioritera ett förbättringsarbete.

Därefter är vägen inte lång till att man får uppleva effekten, förutsatt att man går från ord till handling direkt. Första steget är att genomföra en workshop för att få fram, välja och införa de viktigaste åtgärderna.

För att få fram den objektiva bilden som alla accepterar använder Silverryggen Konsult en anonym, responsiv enkät på internet, som deltagarna fyller i på några minuter. Den är strukturerad i tre perspektiv: före, under och efter ett möte plus en helhetsbedömning. Man svarar på några frågor under varje rubrik och har dessutom möjlighet att kommentera skriftligt. Svaren analyseras och sammanställs i en rapport som sedan presenteras för ledningsgruppen som bestämmer vad man vill göra. 

Vad kan man göra med resultatet?

Devisen att alla kan bli bättre” gäller verkligen här och Silverryggen Konsult kan skräddarsy åtgärder som passar. Ett naturligt första steg är att genomföra en förbättringsworkshop där jag agerar moderator. Att utnyttja en erfaren och oberoende person med ett utifrånperspektiv är effektivt och ger dessutom alla i ledningsgruppen möjlighet att delta fullt ut i arbetet.

För att förbättra upplösningen i den objektiva bilden erbjuder Silverryggen Konsult att genomföra personliga intervjuer med deltagarna. Svaren är konfidentiella, men kan utnyttjas för personlig coachning när någon behöver förstå och förändra sitt beteende. En annan metod är flugan på väggen”. som innebär att jag deltar i några ledningsmöten som observatör och dokumenterar hur mötet fungerar.

En tid efter genomfört program är det lämpligt att använda enkäten igen för att se effekten av de åtgärder som vidtagits. Har bilden förändrats tillräckligt eller behövs fler åtgärder?

Ofta är bilden efter bara några månader tydligt mycket bättre vilket minskar risken för återfall. Rapporten från enkäten innehåller bland annat ett aggregerat effektivitetsindex. Det kan användas som KPI för att övervaka förmågan att ha effektiva möten. För att inte slita ut verktyget ska man inte mäta för tätt. Årsbasis är lagom när man uppnått en bra effektivitetsnivå.

Silverryggen Konsult kan också erbjuda rådgivning om mötesledaren vill ha stöd. Det kan avlasta om situationen känns besvärlig.

Vill ni diskutera er situation?

Varför är det svårt?

Det borde vara enkelt men är i verkligheten svårt. Det beror till stor del på att vi människor ofta ser till oss själva och vår egen situation. Dessutom är vi ofta pressade och då får man lätt tunnelseende. I det tillståndet har vi ofta svårt att se värdet av det som avhandlas på mötet. Vi känner inte att det berör oss och blir då ointresserade. Det inbjuder till slarv med förberedelser och att man under mötet splittrar sin uppmärksamhet på det som händer i datorn eller mobilen. De känns plötsligt viktigare än det som avhandlas på mötet och frestelsen är stor att smygjobba. När en sådan kultur börjar etablera sig är den svår att bryta. Det blir lätt en ond spiral som förstärks av att vår mentala förmåga successivt dämpas av många avbrott.

En annan viktig aspekt är ledarskapet. En bra mötesledare ser till att ha en tydlig struktur på mötet, att alla vet om syftet och har fått en kallelse innan där det framgår vilket resultat som förväntas. För att vara en bra ledare behöver man kunna skapa och upprätthålla en bra möteskultur. Det ger bra förutsättningar, men även en bra ledare behöver då och då se över möteseffektiviteten för att kunna utnyttja potentialen att bli bättre.   

Olika syften

Det finns behov av olika sorters möten. Vanligast är diskussions-, besluts- och informationsmöten där deltagarna behöver agera på olika sätt.

Till diskussionsmöten kommer man förberedd på ämnet och är beredd på att främst lyssna, men också att kortfattat framföra sina åsikter. På ett lyckat diskussionsmöte förädlas bra frågor genom att deltagarna samverkar och bygger vidare på vad andra har sagt. Till beslutsmöten kommer man förberedd på vad som ska beslutas och känner till konsekvenserna för de olika alternativen. Deltagarna har ett etablerat sätt för hur man tar beslut (ex konsensus) och hur det ska dokumenteras och informeras om. Efter mötet är alla lojala och står bakom de beslut som fattats. Till ett informationsmöte kommer man för att lyssna. Man ställer bara klargörande frågor när man inte förstår och avstår från att kommentera.

Ett ledningsmöte innehåller ofta alla tre delarna och agendan behöver visa vad som gäller för varje punkt. Silverryggen Konsult hjälper er att skapa effektiva arbetsformer före, under och efter ett möte. Jag har en stor verktygslåda med konkreta tips som passar i de flesta situationer.

Vill ni förbättra ledningsmötets effektivitet men vet inte hur?     

Få hjälp att förbättra er möteskultur och blir mer effektiva under era möten!